Hodnotitelia projektov sú často zaneprázdnení ľudia s bohatými skúsenosťami, často na vysokých pozíciách. Väčšinou nemajú toľko času na hodnotenie, ako je potrebné. Jedným zo základných pravidiel marketingu je myslieť ako cieľová skupina. To platí aj v prípade, že našim cieľovým publikom je hodnotiteľ. Čo chce hodnotiteľ v návrhu vidieť, akým spôsobom si ho prechádza a čo si na návrhu všíma?

Ak chceme vyniknúť v záplave predložených projektov, hodnotiteľovi musíme prácu zjednodušiť. Postupujte podľa našich tipov na vynikajúci projektový zámer a uvidíte, že prinesú výsledky.

Tento článok je dostupný aj v podobe podcastu. Vypočujte si ho tu: Podcast 06 | Ako napísať vynikajúci projektový zámer

1 Kľúčové slová

Nepodceňujte kľúčové slová v časti, kde je potrebné vyplniť základné informácie o projekte. Podľa zadaných kľúčových slov je návrh projektu priradený hodnotiteľovi. Takže nabudúce to skúste mať na pamäti. Nie je na škodu poznať takýto malý trik a podľa toho upraviť kľúčové slová projektu. Použite kľúčové slová odboru alebo vednej disciplíny podľa toho, z akého odboru chcete mať prideleného hodnotiteľa.

2 Plán na jednej A4

Zrejme ste to už počuli, ale zopakujeme to. Nepodceňujte dôkladné plánovanie. Doprajte tejto fáze dostatok času. Najskôr naplánujte hlavnú štruktúru svojho projektu na jednej stránke. Kľúčové body, ktoré by takýto plán mal obsahovať, sú nasledovné:

• Ciele projektu
• Vlastné aktivity
• Očakávané dotačné zdroje
• Aktivity partnerov
• Očakávané partnerstvá a synergie
• Očakávané výsledky
• Merateľné ukazovatele

Ako pomocníka sme pre vás pripravili šablónu na stiahnutie: Plánovanie projektu na jednej strane (v angličtine, použiteľné pre medzinárodné projekty).

Tento 1-stranový „abstrakt“ môže slúžiť aj ako nástroj na oslovenie a prvé kontaktovanie partnera, ktorého by ste chceli dostať do projektového konzorcia. Jednoducho ju pošlite požadovanému partnerovi v prílohe e-mailu.

Skúsený partner musí mať z týchto kľúčových bodov jasno, čo je vlastne zmyslom projektu. Teda aspoň na začiatok. Malo by mu to stačiť na to aby vám účasť v projekte potvrdil alebo odmietol.

Viac informácií o tom, ako vytvoriť dobré konzorcium, v článku: 6 tipov ako sa dostať do úspešného projektového konzorcia.

Umiestnite tento jednostránkový plán na viditeľné miesto vo svojej kancelárii a pracujte s ním. Pri písaní návrhu projektu je veľmi ľahké skĺznuť z cesty. Preto sa často pozerajte na tento plán, aby ste videli pôvodné ciele.

Viac informácií o tom, ako formulovať ciele, sa dozviete v článku: Ako formulovať smart projektové ciele?

3 Plánujte v dostatočnom predstihu

Vyhraďte si dostatok času na napísanie projektu. Všetci to poznáme, nabudúce to chceme urobiť lepšie, ale nikdy sa to nepodarí. Zrazu sa ocitnete jeden týždeň pred termínom, pričom by ste na jeho dokončenie potrebovali ešte mesiac!

Urobte to tentokrát inak. Postupujte podľa svojho plánu. Samozrejme, žiadna realita nikdy nezodpovedala plánu, musíme si však stanoviť harmonogram a začať s dostatočným predstihom. Je to nevyhnutnosť.

Zvážte aspoň tieto základné činnosti:

• základný koncept – 2 týždne
• zloženie konzorcia – 4 týždne
• ciele a excelentnosť – 2 týždne
• administratívne údaje – 1 týždeň
• popis aktivít- 2 týždne
• dopady a výsledky – 2 týždne
• rozpočet – 1-2 týždne
• review a podanie – 1 týždeň

4 Vyrozprávajte príbeh

Rovnako ako v dobrých knihách, blogoch alebo príspevkoch na sociálnych sieťach, aj tu platí: príbeh predáva. Toto je jednoducho marketing a faktom je, že príbeh je pre ľudí pútavý, ľudia si ho radi prečítajú pretože v nich vyvolávajú pocity.

Skúste teda svoj projekt napísať v podobe nadväzujúcich faktov a súvislostí. Rovnaký príklad sa pokúste použiť na vysvetlenie problému v rámci celého projektového návrhu. Hodnotiteľovi tak bude váš príbeh viac vyhovovať, bude pre neho ľahšie pochopiteľný a jednoduchšie si ho zapamätá. A to je presne náš cieľ. Chceme mu to uľahčiť.

5 Zvýraznite niečo na každej strane

Viete si predstaviť, koľko textu musí hodnotiteľ či recenzent prečítať? Určite áno. No a práve preto hodnotiteľ nečíta. Hodnotiteľ iba mapuje a skenuje text. Rovnako, ako to robíte práve teraz, keď čítate tento blog a nemáte na to veľa času. Len hľadám to najzaujímavejšie alebo niečo zvýraznené.

Pozornosť hodnotiteľa preto treba upriamiť na dôležité veci. Veci, ktoré chcete zvýrazniť. Kvalitné veci. Je dobrým zvykom zvýrazniť niečo na každej stránke projektového návrhu. Používajte rámčeky, textové polia, obrázky, grafy – čokoľvek, čo sa líši od bežného textu.

6 Buďte profesionál ale nekomplikujte to!

Ani hodnotiteľ projektu nie je odborníkom na všetko (ale nechcú o tom počuť 🙂 Preto sa môže stať, že mu niektoré časti vášho návrhu nebudú úplne jasné. Čo samozrejme nebude hodnotiť pozitívne.
Píšte tak, aby to pochopil aj laik. Skúste nechať svojho nezainteresovaného kolegu prečítať váš návrh a požiadať o spätnú väzbu. Neskôr popíšeme, prečo je recenzent (reviewer) v tíme dôležitý.

Zároveň však zostaňte dôveryhodní a poskytnite podložené fakty, s odvolaním sa na najväčších odborníkov v odbore alebo príslušné štúdie.

Citujte texty z výzvy na predloženie návrhov a nadviažte na nich. Presne uveďte, ako môžete k veci prispieť.

7 Zostaňte nohami na zemi …

… pretože to, čo v projekte sľúbite, musíte aj dodržať. Počas prípravy teda dobre zvážte všetky ukazovatele výkonnosti. Nič viac, nič menej. Európska komisia alebo EIT sú veľmi radi, ak presiahnete ukazovatele, ale neodpustia vám, ak ich nenaplníte. Bude vás to stáť sankcie v podobe krátenia rozpočtu a vrátenia časti peňazí.

8 Zapojte všetkých partnerov

Nepokúšajte sa popisovať pracovné balíčky (anglicky WP – Work Packages) za svojich partnerov. Požiadajte svojich partnerov, aby poskytli popis a požadovaný rozpočet pracovných balíkov, za ktoré zodpovedajú. Inak to nebude dobré. V chápaní implementácie sa budú vyskytovať nezrovnalosti a rozdiely. Zapojte všetkých partnerov a projekt bude prebiehať ako švajčiarske hodinky.

Koniec koncov, takáto situácia vám pomôže skontrolovať vašich partnerov. Ak nebudú schopní dodať kvalitný materiál pre WP, je ťažké predstaviť si, že budú počas realizácie projektu spoľahliví.

9 Robte interné reviews

Veľmi dôležitá súčasť prípravy, ktorá môže ovplyvniť úspešnosť návrhu. Zámerne sme zahrnuli review ako súčasť plánovaných aktivít.

Nájdite si interného recenzenta. Expert, ktorý má skúsenosti s predkladaním projektov, ktorý vás bude mentorovať a upozorňovať na nedostatky. Títo ľudia môžu veľmi pomôcť! Pravidelne konzultujte, vždy keď dokončíte jednu časť projektového návrhu, aby ste mali čas na úpravy.

10 Dajte dokopy interný tím

Pri príprave projektu by rozhodne nemalo by ísť o „one men show“. Na základe svojich skúseností vám môžeme povedať, že proces prípravy predloženia návrhu projektu H2020 je minimálne taký vyčerpávajúci ako samotná implementácia (v mnohých prípadoch, nie vo všetkých prípadoch). Preto budete potrebovať tím akčných ľudí, na ktorých sa môžete spoľahnúť.

Zvážte minimálne 5 ľudí, pokiaľ to zdroje umožňujú. Okrem koordinátora budete potrebovať projektového manažéra, odborníka v odbore, recenzenta a človeka pre administratívu. Títo ľudia si musia byť vedomí technologických a ekonomických súvislostí projektu. Samozrejme nezabudnite na zacielenie.

Ak chcete zostať v obraze, prihláste sa na náš newsletter, ktorý zasielame každú druhú nedeľu.

---

---