Presne tak! Čítam emaily dvakrát denne a neviem si to vynachváliť. Pre niektorých z nás je to nepredstaviteľné. To som si myslel aj ja. Ako projektový manažér predsa musím byť e-mailovo stále dostupný. Ale je to naozaj pravda?

V minulom roku toho bolo na mňa v práci priveľa. V priebehu 12 mesiacov sme pracovali na podaní asi dvadsiatich medzinárodných projektových zámerov, bolo potrebné koordinovať bežiace projekty a práve sme rozbiehali regionálne HUB centrum. Do toho samozrejme ostatné povinnosti na univerzite. Jednoducho som dospel do bodu blízko vyhorenia.

Aby som znovu našiel energiu a motiváciu, začal som si analyzovať svoj pracovný čas a čítať odbornú motivačnú literatúru. Zisťoval som, ktoré aktivity by som potreboval eliminovať. Nemusel som ani dlho rozmýšľať a rýchlo mi došlo, že čítaním a posielaním emailov trávim denne viac ako polovicu pracovného času (vrátane času, potrebného na vybavenie emailov). Skutočne. Bolo to alarmujúce.

Rozhodol som sa, že začiatkom nového roka to skúsim celkom opačne. V nasledujúcich riadkoch som zhrnul niekoľko tipov, ako sa oslobodiť od e-mailu a využívať ho efektívnejšie. 

Toto skutočne funguje, avšak musíte urobiť prvý krok a odhodlať sa k tomu. Pretože e-mail je dobrý sluha ale zlý pán. 

Uvedomiť si, že e-mail má byť sluhom, nie pánom

Zrieknite sa pocitu, že email je natoľko dôležitý, že musíte odosielateľovi obratom odpísať. Email nie je chat. Emailom sa nezasielajú najurgentejšie požiadavky. Na to má slúžiť napríklad telefón, nie email.

Nastavenie mysle je prvým krokom, ktorý je potrebné spraviť, aby ste z obmedzeného prístupu k emailu vôbec dosiahli požadovaný efekt.

Nečítajte e-mail ihneď po príchode do práce

Prosím, toto sa naozaj naučte! Ak to dodržíte, zlepší to kvalitu vašej práce, som si istý! Otvorenie rannej pošty takmer vždy nabúra vaše plány. Večer predtým si napíšte prioritné úlohy, ktoré chcete nasledujúci deň splniť. Maximálne 2-4, viac nestihnete. Po príchode do práce si ráno neotvárajte email. Najprv sa pustite do minimálne jednej úlohy zo zoznamu priorít a splňte ju. Ak by ste to neurobili, naliehavé požiadavky z emailu by spôsobili, že by ste danú úlohu museli prerušiť.

Ak máte mať zlý pocit z toho, čo urgentné sa vo vašej schránke po ráne môže nachádzať, rozhodnite sa splniť aspoň jednu súvislú úlohu a po jej dokončení, napríklad po jednej hodine, si schránku skontrolujte.

Vypnite si notifikácie

Kontrolujte email vtedy keď chcete Vy, vtedy keď máte čas Vy a nie vtedy, keď vás na to upozorní notifikácia. Najlepšie urobíte, ak si vypnete email notifikácie aj na mobile či smart hodinkách (podľa mňa nie je nič horšie ako notifikácia prichádzajúcej pošty na smartfóne). Čím viac rušivých vplyvov, tým horšie pre Vašu produktivitu.

Nastavte si automatickú odpoveď

Pomôžte sebe a dajte najavo aj svojim kolegom a externým spolupracovníkom, že emaily čítate iba v určitých časoch. Spôsobí to, že budú o vašom prístupe vedieť (alebo sa ho skôr po čase naučia akceptovať) a nebudú vás obťažovať s menej urgentnými záležitosťami.

Nezabudnite pripojiť možnosť, kde Vás ľudia môžu nájsť v prípade naozaj urgentných vecí. Môžete sa inšpirovať aj týmto návrhom:

Dobrý deň,

z dôvodu efektivity práce v súčasnosti vybavujem e-maily dvakrát denne.
Ak ide o naozaj urgentnú záležitosť, ktorá nemôže počkať, kontaktujte ma na čísle (VAŠE ČÍSLO).

Vďaka tomuto spôsobu Vám viem vyjsť produktívnejšie v ústrety. Ďakujem za pochopenie.

S pozdravom
(VAŠE MENO)

E-maily sa vybavujú naraz

To znamená, že v časoch, ktoré ste si určili, si otvoríte e-mail schránku. Prečítate – vybavíte – odpoviete. Zatvoríte schránku.

Rovnaké druhy úloh treba kumulovať. Nemá zmysel, ak reagujeme na emaily priebežne počas celého dňa.

Mali ste už niekedy pocit, že ste boli veľmi zaneprázdnený, ale vlastne ani neviete pomenovať, na čom ste v poslednom čase pracovali? Problémom je neustále kontrolovanie emailov a priebežné vybavovanie počas dňa. Verte mi, okrem toho, že sú veľkým pomocníkom, e-maily sú tiež veľkým problémom dnešného sveta 🙂

Snažte sa písať efektívne

Na emaily odpovedajte stručne, nikto nechce čítať dlhé texty. To platí obzvlášť pre zaneprázdnených ľudí. Zvyšuje to šancu, že Vám na krátky text odpovedia.

Jasne formulujte požiadavku alebo hlavnú časť textu, ktorú zvýraznite tučným písmom.

Vždy sa snažte navrhnúť riešenie a zakomponovať výzvu k akcii – napr. k potvrdeniu termínu, k súhlasu/ nesúhlasu s Vašim návrhom a podobne. Nedovoľte, aby ste si s adresátom vymieňali nekonečné správy s neistým výsledkom. Zaberá to zbytočne veľa času!

Vydržte to takto aspoň jeden mesiac

Skúste si povedať, že email budete čítať naozaj maximálne 2x denne. Nežartujem. Workoholikom alebo dynamickým povahám to môže robiť obrovské problémy. Aj mne to robilo problémy. Ale nie je to nič iné ako zlozvyk. Keď sa dostanete cez magickú hranicu, email Vás už nebude tak trápiť. Ale klamal by som, ak by som tvrdil, že si tento zvyk občas neprispôsobím. Niekedy viete, že z rôznych dôvodov potrebujete čítať e-mail častejšie. Dôležité ale je, že nezabúdam na túto skúsenosť a jej zmysel a viem sa k nej vrátiť.

Ušetrený čas predsa viete využiť oveľa efektívnejšie. Po tomto čase sami posúdite, či je pre Vašu prácu tento spôsob vhodný, či Vám prináša viac výhod ako nevýhod.

Nečítajte si e-mail keď viete, že ho nemôžete vybaviť

Stavím sa, že toto sa aspoň raz stalo každému z nás.

V piatok podvečer si otvoríte email schránku a tam na Vás vyskočí naliehavý email od kolegu alebo šéfa. Požaduje informáciu o niečom, čo máte založené v kancelárii a bez toho, aby ste tam nahliadli, mu neviete odpísať. Okej, dám mu vedieť v pondelok. Lenže vy to neviete dostať z mysle a prichytíte sa, ako ste odignorovali už tretiu otázku od manželky, ktorá vedľa Vás sedí na gauči. Ste rozladený a máte pokazený celý víkend.

Nečítajte email keď nemáte poruke všetko potrebné na jeho vybavenie. Preventívne ho nečítajte ak máte obmedzený čas, pretože ste v teréne a podobne. Keď chytím večer smartfón do ruky, skoro vždy si spomeniem na túto situáciu. Robte to tak aj vy a budete mať lepšiu psychickú pohodu.

Každý e-mail je dôležitý

Tým, že tu píšem o obmedzovaní prístupu k emailu, v žiadnom prípade nenaznačujem, že by ste mali emaily zanedbávať. Odpovedajte na každý email. Vybavujte ho s náležitou dávkou dôležitosti. Nezabúdajte sa však riadiť vyššie uvedenými pravidlami. Nikto nemôže očakávať okamžitú odpoveď na e-mail. Na okamžitú interakciu slúžia telefóny.

Čo najhoršie sa môže stať?

Čítam emaily dvakrát denne a za viac ako rok som nemal jediný vážny problém, ktorý by mi to spôsobilo. Oproti tomu som získal neuveriteľné množstvo času na uskutočnenie naozaj reálnych úloh a oslobodil som sa od pocitu, že stále niečo robím, ale vlastne ani neviem čo. Odporúčam Vám začať hneď teraz, za seba môžem povedať, že nebudete ľutovať.

---

---