Kľúčové pravidlá efektívneho vyjednávania Vám môžu zarobiť tisíce EUR v priebehu niekoľkých minút v čase, keď v rámci konzorcia bojujete o rozpočet alebo väčší podiel zodpovedností v projekte. Efektívne vyjednávanie Vám pomôže nielen počas pracovných stretnutí ale aj v iných oblastiach práce či v súkromnom živote. V tomto článku zhrnieme techniky používané najúspešnejšími vyjednávačmi, ktoré Vám ušetria ako čas tak aj zdroje.

Win-Win

Základným pravidlom, ktoré musíte mať vždy na pamäti, je dosiahnutie win-win situácie. Možno budete namietať, že také čosi nie je možné. Vždy predsa musí byť jeden porazený a jeden víťaz, ktorý presadí svoje záujmy na úkor druhej strany.

Pozrime sa teda na takú situáciu bližšie. Ak chcete v rámci formovania projektu získať napríklad lídrovanie istého „Work Package“ (WP – v slovenskom jazyku „pracovný balík“) týkajúci sa komunikácie a diseminácie výsledkov, ale viete, že v konzorciu je taktiež organizácia, ktorá má záujem presne o to isté, zrejme to nepovedie k win-win situácii.

Ak s partnerom začnete vyjednávať, zistíte, že pre nich nie je priorita viesť daný WP, stačilo by im získať majoritný podiel v podobe organizácie podujatia diseminácie výsledkov v ich domácej krajine. Dohodnete sa teda, že vaša organizácia sa stane lídrom a bude zabezpečovať manažment celého WP, ale partner bude zabezpečovať organizovanie kľúčového podujatia, čo vám v podstate nijak neprekáža.

Každá zo strán dosiahla to, čo potrebovala. Dá sa teda celkom jednoznačne povedať, že tu došlo k win-win situácii.

Príprava a zisťovanie informácií

Veľmi dobrou stratégiou je zvoliť stratégiu získavania informácií. Pred stretnutím si zistite čo najviac o druhej strane, pozrite si ich web stránku, porozprávajte sa s ľuďmi, ktorí už s druhou stranou jednali niekedy v minulosti. To všetko Vám pomôže pri samotnom vyjednávaní a môžete tak získať výhodu. Máme tým na mysli výhodu, ktorú neskôr na stretnutí môžete vymeniť za niečo, čo chcete vyjednať.

Znovu si predstavte situáciu, kedy sa dozviete o druhej strane skutočnosť, o ktorú máte záujem, ale druhej strane na nej v skutočnosti až tak nezáleží a rada Vám ju prenechá, ak dostane na oplátku niečo od Vás. Zároveň sa skúste pýtať premyslene v súlade s dosiahnutím Vášho cieľa, nie iba náhodne. Zbierať informácie môžete aj priamo u osoby, s ktorou vyjednávate počas stretnutia tým, že sa pýtate cielené otázky a úprimne sa o túto osobu a jej organizáciu zaujímate.

Rozpočet a „klamlivé“ čísla

Keď tvoríte budget, vyvarujte sa podávaniu vyjadrenia v podobe celkového budgetu. Človek je už raz taký tvor, že súdi výšku čiastky, nie to všetko, čo sa za ňou skrýva. Budget rozpracujte do detailov po jednotlivých položkách, pokiaľ to nie je nutné, neuvádzajte súčet. Určite ste si to už niekedy mohli všimnúť u vedúceho manažmentu niektorej z organizácii, v ktorej ste pracovali.

Vezmite si nasledovnú situáciu. Ak predložíte vedeniu rozpočet vo výške 100 tisíc eur za plánovanú aktivitu, prvá reakcia je šok a zmietnutie zo stola. Ak však predložíte jednotlivé položky tejto sumy, ideálne s krátkym vysvetlením, situácia je úpne iná a väčšinou sa takáto ponuka stretne s pochopením alebo priestorom na ďalšie vyjednávanie.

Zamyslite sa, prečo všetky banky uvádzajú iba úrokovú sadzbu a nie celú sumu, o ktorú ročne prídete? Prečo predajcovia služieb uvádzajú mesačný poplatok, či dokonca poplatok vyjadrený na deň a neuvedú radšej celkovú sumu, ktorú zaplatíte pri danom type zazmluvnenia? Zrejme by toho veľa nepredali…

Pozor na opačnú situáciu

V súvislosti s klamlivými číslami si však dajte pozor na opačnú situáciu. Ak sa ocitnete v pozícii obchodníka a Váš klient si požiada o podrobný rozpočet, je tu vysoká pravdepodobnosť, že takto urobil aj u konkurencie a jednotlivé položky ponuky si bude porovnávať. Ak pri niektorej položke nájde vyššiu cenu ako u konkurenta, začne s Vami vyjednávať, aby ste ponuku dorovnali. Preto majte tieto praktiky na mysli.

High-Context a Low-Context vyjednávanie

Toto je veľmi zaujímavá vec pre náš segment medzinárodných projektov. Pre High-Context je charakteristické budovanie vzťahu, pre Low-Context je prioritou samotný obchod. Tieto dva typy vychádzajú z rôznych kultúr, mentalít a zvyklostí. High-context jednanie je najvýraznejšie v krajinách Ázie a Stredného Východu. Tieto krajiny neberú ako prioritu rýchlo urobiť dohodu. Majte na mysli, že s týmito ľuďmi treba mať trpezlivosť a pestovať si dlhodobejší vzťah. V Číne či Spojených Arabských Emirátoch asi neuzavriete zmluvu počas 1-dňovej návštevy.

Ďalej podľa poradia je možné spomenúť krajiny ako Rusko, Španielsko, Taliansko, Francúzsko a Anglicko, pričom tu už to nie je tak jednoznačný dôraz na budovanie vzťahu. Naopak, ak jednáte s ľuďmi z USA, Nemecka, krajín Škandinávie či Švajčiarska tak majte na pamäti, že títo ľudia nepotrebujú okolo stretnutia zbytočné omáčky a s najväčšou pravdepodobnosťou chcú ísť rovno na vec. Proste je pre nich nadbytočná komunikácia menej dôležitá ako pre východné krajiny. Tomu treba prispôsobiť aj spôsob vyjednávania a nezostať zaskočený.

Doprajte si na vyjednávanie čas

Ak potrebujete vyjednať niečo naozaj dôležité, mali by ste si pre to vyhradiť dostatok času. Je dôležité, aby ste druhej strane nedali vedieť, koľko máte času. Napríklad: Letíte do Berlína na rokovanie ale kúpili ste si spiatočnú letenku s návratom hneď večer.

Pokiaľ je to možné, nedávajte vedieť, že sa musíte vrátiť na letisko do 17:00 h. Druhá strana môže využiť časovú tieseň na to, aby získala výhodu. Ak ľudia nemajú dostatok času, majú tendenciu urýchľovať veci a pristúpiť na požiadavky, ktoré neskôr budú ľutovať. Preto ak ide o naozaj dôležitú vec, nedávajte najavo, že na čase záleží. Správajte sa tak, ako by na všetko bolo dostatok času.

Vždy druhej strane pogratulujte a poďakujte

Ak si aj myslíte, že sa druhej strane nedarilo veľmi dobre, na konci každého jednania druhú stranu pochváľte za skvelé jednanie, pogratulujte a poďakujte. Tento detail veľmi prispeje k pocitu win-win a tiež zabezpečí, že si nakloníte druhú stranu pre prípadne budúce jednania alebo budúci vzťah.

Najdôležitejšie pravidlá pri akomkoľvek type efektívneho vyjednávania

1. Žiadajte viac ako očakávate

Musíte mať odvahu prehnať svoje požiadavky. Vždy je možné znižovať z požiadaviek, ale nikdy nie zvyšovať. Napríklad – máte záujem o službu komplexného spracovania projektového návrhu a ste ochotný zaplatiť 4 000 eur. Konzultačná firma za spracovanie žiada 6 000 EUR. Potom Vaša požiadavka by mala začínať na 2 000 EUR. Svoje konanie musíte odôvodniť, napríklad prieskumom trhu a podobnými faktami, aby ste druhú stranu neurazil alebo nespôsobil, že s Vami nebude chcieť ďalej rokovať. Postupným znižovaním nárokov na každej strane sa môžete dostať na Vašu cenu.

Ide o tzv. Bracketing, kde si pomyselne hľadáte stred medzi cenou, ktorú žiada druhá strana a cenou, ktorú navrhujete Vy. Tak dostanete odpoveď na otázku, na akej cene máte začať s vyjednávaním. O tom, že to naozaj funguje existuje množstvo reálnych príbehov a niektoré z nich sú z prostredia na medzinárodnej úrovni! Pamätajte si, neviete čo môžete získať, pokiaľ si to neopýtate!

2. Nikdy neprezraďte svoju predstavu o cene ako prvý

Vždy sa snažte od druhej strany dostať predstavu o cene či požiadavkách ako prvý. Ide o veľmi dôležitý moment. Ak prezradíte, akú máte predstavu o cene, strácate tým výhodu. Existujú tisíce prípadov, kedy človek zostal doslova prekvapený požiadavkou druhej strany. Či už záporne, alebo kladne.

Názory, predstavy a ponuky rôznych ľudí sa môžu veľmi líšiť. Pokiaľ druhú stranu dostatočne dobre nepoznáte, možno je ochotná zaplatiť viac alebo pristúpiť na ďaleko nižšiu cenu, než sa domnievate.

Preto vždy začnite napríklad otázkou: Aká je vaša predstava o cene? Ak Vám to druhá strana nebude chcieť prezradiť v číslach, požiadajte ju aspoň o interval, v rámci ktorého si predstavuje svoje požiadavky. Postupne sa pokúste dostať ku konkrétnej sume.

3. Neprejavujte nadšenie

Ak Vám počas rokovania ponúknu sumu, s ktorou by ste nemali problém, je lepšie neprejaviť pozitívne reakcie. Podobné je to ako keď realitní makléri predstavujú nehnuteľnosť a kupujúci je z domu nadšený, chváli každý detail. Čo myslíte, získa ten kupujúci ešte dobrú cenu?

V tomto prípade je lepšie pokračovať vo vyjednávaní a skúsiť, kam sa až dá zájsť. Je to dobré aj pre osobný tréning v zlepšovaní svojich vyjednávacích schopností.

4. Odvolávajte sa na vyššiu autoritu

Ak ste odhodlaný veci uzavrieť na konkrétnom stretnutí, prekážkou môže byť odvolávanie sa na vyššiu autoritu. „Ďakujeme za ponuku, ešte to musím predložiť šéfovi a potom Vám dám vedieť!“ Je vám to povedomé, však?

V skutočnosti je to dobrá taktika, ak sa Vy odvolávate na niekoho nad Vami. Poviete: „Rozhodnutie nezáleží iba na mne, musí to ešte prejednať predstavenstvo. Pokúsim sa urobiť všetko čo viem. Ale ak by ste vedeli urobiť lepšiu ponuku, presviedčalo by sa mi ich ľahšie.“ Staviate sa do pozície „dobrého chlapíka“, ktorý je na strane človeka, s ktorým vyjednáva. Získavate si tak jeho dôveru a on sa Vám preto snaží čo najviac vyhovieť.

Prestáva to však byť zábavné, ak to robí tá druhá strana. Problémom je, že neviete na čom ste, a aj to na čom ste sa dohodli, nemôžete považovať za záväzné. Druhá strana si častokrát ďalšie kroky premyslí a väčšinou sa snaží získať od vás dodatočne viac.

V drvivej väčšine prípadov je to len trik. Skúste sa druhej strany opýtať hneď na začiatku stretnutia: Len sa chcem uistiť, existuje nejaký dôvod, prečo by sme to dnes nemohli dohodu uzavrieť? Taktiež môžete skúsiť apelovať na ego protistrany poznámkami, že odporúčanie z jeho pozície predsa musí mať hlavné slovo. Alebo skúšajte niečo podobné.

5. Za služby si vypýtajte „vopred“

Služba je nehmotná vec. Ľudia rýchlo zabúdajú na to, že im nejaká služba bola poskytnutá. Efekt je viazaný na konkrétny termín a čím dlhší čas uplynie, tým viac stráca dôležitosť. Cenu služby je preto vždy potrebné dohodnúť si pred jej vykonaním. Ich cena totiž klesá.

Poznáte to, keď už sa blíži čas vyúčtovania a jedná sa o konkrétnych číslach, odberateľovi to odrazu pripadá ako vysoká suma, nemá už v živej pamäti, čo ste pre neho urobili a snaží sa cenu stlačiť čo najnižšie.

Toto je obzvlášť dôležitá vec pre ľudí, ktorí poskytujú napríklad konzultačné služby v projektovom manažmente. Určite mi dáte za pravdu, že ľudia často nevedia pochopiť, prečo si konzultanti pýtajú tak veľa. Neuvedomujú si, že za vedomosťami a skúsenosťami konzultanta stojí dlhoročná prax. Vďaka tomu vie čo má urobiť, kedy a ako to má urobiť. Týmto šetrí klientovi množstvo času, energie, a hoci si to niekedy klient neuvedomí, konzultant mu šetrí obrovské množstvo peňazí.

6. Vždy žiadajte niečo za niečo

Znie to ako banalita, ale vždy, keď ste nútení urobiť láskavosť alebo ústupok, skúste toto: Urobíme všetko, čo budeme vedieť, aby sme to stihli. Ale chcel by som sa opýtať, ak to pre Vás urobíme, čo by ste vedeli urobiť Vy pre nás?

Vyskúšajte to a budete prekvapení. Môžete získať veci, ktoré by Vás ani nenapadli.

---

---