Buďte úprimní – kto z vás nemal stres z nadchádzajúceho auditu? Ak ste odpovedali nie, zdá sa, že ste tvrdý flegmatik. Pre nás ostatných by mohlo byť užitočné pamätať na niekoľko kľúčových pravidiel, ktoré vyvstávajú z najbežnejších nedostatkov. Najprv sa však pokúsme jasne a stručne opísať, o čo v audite ide.

Na čo slúži audit?

Jednoducho povedané, Európska komisia poskytne koordinátorovi projektu verejné peniaze. Tieto peniaze musia byť použité iba na oprávnené účely v rámci finančných pravidiel a v súlade s hospodárnosťou, efektívnosťou a miestnymi právnymi predpismi. Za týmto účelom si EK objedná nezávislý audit, ktorý preverí všetky potrebné aspekty. Kontroluje súlad s grantovou zmluvou a overuje plánovaný vs. skutočný stav (výkonnosť aj financie).

Audit vás neminie v prípade, že dosiahnete určité čerpanie finančných prostriedkov poskytnutých Európskou komisiou. Spravidla platí, že ak vás audítor navštívi, vždy kontroluje predchádzajúci kalendárny rok, takže dávnejšie obdobia by ho nemali zaujímať (na toto sa netreba stopercentne spoliehať).

Nepriame náklady

Nepriame náklady nepodliehajú kontrole a nebude sa skúmať ich účel. Ak však audítor zistí nezrovnalosť v položkách priamych nákladov, môže byť predmetom záujmu aj pripadajúca časť nepriamych nákladov, pretože nepriame náklady sa kalkulujú v pomere 25% z priamych nákladov. Či už ste univerzitou, malým alebo stredným podnikom alebo iným subjektom, v praxi môžete rátať s nepriamymi nákladmi, ale majte na pamäti, že v najhoršom prípade by mohli byť skúmané.

Čo najhoršie sa môže stať?

Ak audit zistí nedostatky v niektorých položkách (či už cestovných, personálnych alebo iných), budete musieť objektívne zdôvodniť, prečo došlo k takejto odchýlke. Ak vaše komentáre nebudú dostatočné, môže to viesť až k tomu, že budete musieť vrátiť príslušnú sumu. V najhoršom prípade môže Európska komisia pozastaviť alebo ukončiť váš projekt podľa rozsahu zistených nedostatkov. Ale to istotne nebude váš prípad 🙂

Ako vyzerá celý proces?

• od Európskej komisie dostanete Letter of Announcement (LoA)
• od jeho doručenia máte 20 dní na dohodnutie termínu s audítorom
• ak nie ste perfektné pripravení (pravdepodobne nikto nie je), máte 20 dní na prípravu všetkej vyžiadanej dokumentácie (podľa zoznamu vyžiadaných dokumentov v LoA)
• ďalším krokom by malo byť nahratie dokumentácie do portálu (ide o nový Funding & tender portal)
• audit sa musí vykonať v priestoroch vašej organizácie (najnovšie je kvôli COVID akceptovaný aj audit na diaľku v online forme)
• spracuje sa návrh reportu z auditu v súlade s požiadavkami EC,
• v reporte by mali byť zahrnuté aj vaše komentáre a vyjadrenia (v mnohých prípadoch je to dôležité!)
• EC uzavrie celý proces s dôsledkami, v lepšom prípade bez nich.

Ako uspieť z pohľadu audítora?

• dohodnite si s audítorom dátum a riaďte sa ním!
• predložte všetky potrebné dokumenty načas (pred kontrolou na mieste, e-mailom)
• ustanovte kontaktnú osobu, ktorá odpovie pred auditom na mieste na všetky potrebné otázky
• buďte pri inšpekcii čestní a nápomocní, poskytnite komplexnú dokumentáciu
• poskytnite audítorovi jasné a presné informácie ohľadom nárokovaných výdavkov
• uvedomte si, že nejasná dokumentácia povedie k ďalšiemu vyšetrovaniu
• Pred auditom na mieste nahrajte prílohy 1 – 3 na Funding & tender portál.

Najčastejšie chyby pri personálnych nákladoch

• Nesprávne zvolená metóda výpočtu hodinovej sadzby: kombinácia 1 720 ročných produktívnych hodín a skutočných nákladov, percentuálny podiel
• Pri výpočte hodinovej sadzby nie je zahrnuté sociálne a zdravotné poistenie
• Nesprávne použitý výmenný kurz: začiatok obdobia vs. skutočný začiatok práce na projekte
• Nesplnenie minimálnych požiadaviek na osobnú dochádzku: článok 18.1. grantovej zmluvy – chýbajúca prepojenosť na WP (work package)

Na čo dať pozor pri subdodávkach a iných tovaroch a službách

• Cestovné náklady: mali by ste dodržiavať súlad s obvyklou praxou, pozor na chýbajúci postup pri kúpe leteniek, nárokovanie prepadnutých leteniek
• Dokumentácia: dôkladne archivujte všetky faktúry, dokumenty a podpornú dokumentáciu
• Verejné obstarávanie: uchovávanie internej dokumentácie (vo forme vhodnej na audit) vs. bez interných postupov, v súlade s vašou obvyklou praxou, dať si pozor na primerané argumenty v prípade, že postupy verejného obstarávania nie sú použiteľné
• Zahrnutie bankových poplatkov do oprávnených nákladov

---

---